Cómo lograr ser productivo cuando eres autónomo: trucos y herramientas

Desde que comencé a trabajar como autónoma me di cuenta que esto de no tener horarios, y organizarte por tu cuenta, es duro, a pesar de lo que la gente pueda creer.

Hay días en los que te comes el mundo, haces mil cosas y aprovechas la jornada, pero luego hay otros en los que tienes la cabeza en las nubes, no sabes por dónde empezar, y acabas tonteando con mil cosas pero sin terminar ninguna tarea importante.

Por eso ahora más que nunca he comenzado a interesarme por trucos y herramientas para aumentar mi productividad. Yo he sido siempre una persona muy organizada y productiva, pero como todos sufro de vez en cuando del mal de la procrastinación, y quiero aprender a erradicarlo por completo ?

¿Qué he aprendido sobre productividad siendo autónoma?

Ser autónomo puede sonar como un chollo para algunos, como una manera de liberarnos de tener que responder ante un jefe, o tener que acatar horarios de oficina que a veces se hacen interminables.

Y sí, claramente esas son algunas de las ventajas de montártelo por tu cuenta, pero como contrapartida está la responsabilidad que conlleva el hecho de que lo que cobres a final de mes depende de ti, y sólo de ti.

En la mayoría de los trabajos por cuenta ajena, salvo que tu rendimiento decaiga drásticamente, vas a cobrar lo mismo, ya hayas trabajado más o menos. Habrá meses en los que tu trabajo no obtenga los frutos de otros meses, o que te tires más tiempo en reuniones de empresa que haciendo tu trabajo. Incluso te podrás ir de vacaciones y cobrarás lo mismo, ¡qué suerte!

Ese no es el caso de los trabajadores autónomos. Para nosotros, es importante que nos organicemos bien para trabajar eficaz y eficientemente, y así poder cobrar lo que necesitamos para sobrevivir durante el trimestre. Y si queremos cogernos vacaciones, más nos vale apretar bien durante el año para ahorrar suficiente; si no, no podremos permitírnoslo.

Además, la falta de un jefe o superior, y en casos como el mío, el hecho de trabajar desde casa, eleva el riesgo de perder el tiempo haciendo tareas improductivas. Yo ya he visto de todo: desde interrumpir tu trabajo por tener que atender al técnico del gas o a la vecina del cuarto que viene a pedir tabaco; o conferencias por Skype con colegas interminables para coordinarse en algún trabajo en común, que te quitan tiempo para hacer lo que realmente debes terminar hoy.

Por eso, yo he establecido algunas reglas mínimas para organizar mi día a día, y evitar en la medida de lo posible todos los ratos improductivos:

• Apunto en mi libreta todas las tareas que necesito realizar: tanto las diarias, como las que deben estar terminadas en esta semana, este mes y este año. Resalto en negrita las más importantes, que no son las más urgentes sino las que me ayudan a crecer como profesional, y me aseguro que, al menos, esa tarea, la dejo terminada en el día que la marco.

• Reservo un rato en mi jornada para la tarea más importante del día. En mi caso es la primera hora de la mañana (de 8 a 10), ya que es cuando estoy más activa y se me ocurren mejores ideas. En ese rato, apago todas las notificaciones y no permito ningún tipo de interrupción hasta que acabo mi tarea.

• Planeo las reuniones con antelación: ya sea con clientes o con colaboradores, intento dejar claro antes de una reunión el motivo de ésta. Así se evitan las reuniones interminables y se aprovecha mejor el tiempo de todos los asistentes. Intento que sean a partir de las 4 de la tarde, que es el momento más improductivo para mí, pero no siempre consigo poner de acuerdo a todos para reunirnos a esa hora.

• Diferencio claramente los espacios de ocio y de trabajo: cuando trabajas desde casa, es importante tener una oficina, un espacio propio dedicado exclusivamente al trabajo. Eso de trabajar con el sofá en el regazo puede sonar muy cómodo, pero no es nada práctico, ni ayuda a tu productividad. Y si te lo puedes permitir, es recomendable que salgas de casa y vayas a un espacio de coworking; allí conocerás a otros profesionales, y el ambiente de trabajo te hará concentrarte mejor.

Mis herramientas favoritas para ayudarte a ser más productivo

La verdad es que estamos en una época ideal para ser autónomos, ya que Internet es una fuente inagotable de recursos, herramientas y consejos para ser más productivo en tu día a día. Si tuviera que hacer esto mismo en los años 80, ¡no sé si habría sido capaz!

Gracias al cielo que actualmente contamos con diversas empresas, muchas de ellas startups, que se han esforzado por crear herramientas que nos hagan la vida más fácil a los que queremos aprovechar al máximo nuestra jornada laboral.

Hoy os voy a hablar de mis tres herramientas favoritas. Hay muchas más en el mercado, pero éstas son las que más he utilizado yo, y las que creo que menos gente conoce. Al menos muchos no son conscientes de lo que mejoraría su productividad si le sacan todo el partido posible a estas herramientas.

Así que ¡vamos allá!

Momentum

Empezamos con una herramienta muy sencilla, pero poderosa. Momentum es una extensión de navegador – yo la uso en Chrome – que te permite dejar indicadas tus tareas diarias.

El funcionamiento es sencillo: en la parte central de la página indicas tu tarea principal, la que como comenté antes, te ayuda a crecer profesionalmente, y debes dejar finalizada cuando acabe el día. En el pequeño recuadro de la derecha, indicas el resto de tareas secundarias, y las puedes ir marcando conforme las terminas.

Este pequeño organizador de tareas diarias viene acompañado por una genial imagen de fondo, que cambia cada día, una cita inspiradora, el tiempo en tu ciudad, campo de búsqueda en Google, y listado de marcadores configurable.

He utilizado antes otras herramientas para anotar mis tareas, pero me gusta especialmente ésta por su diseño, su simplicidad y por su inmediatez, ya que se abre cada vez que creas una nueva pestaña en el navegador. Así no me tengo que acordar de abrir una aplicación concreta para ver mis tareas.

Puedes descargar esta extensión para Chrome aquí. 

Trello

Esta herramienta la conocí cuando hace un par de años estuve colaborando con una startup, que utilizaba este sistema para organizar las tareas asignadas a cada miembro del equipo. Es ideal para este tipo de empresas pequeñas, ya que la versión gratuita es bastante útil; al menos nosotros no tuvimos la necesidad de subir a un plan de pago.

El funcionamiento se asemeja a una pizarra de las de toda la vida, en la que vas anotando las diferentes tareas, las personas involucradas en ellas, y adjuntas toda la documentación correspondiente a esos trabajos. También te permite mantener conversaciones públicas para discutir determinados aspectos con tu equipo.

Trello me parece una solución ideal para empresas que están comenzando, sobre todo aquellas que tienen miembros del equipo que trabajan en diferentes lugares. Así se puede concentrar toda la información importante en un solo lugar, y el responsable puede hacerse una idea de las tareas que se están haciendo y de las que quedan pendientes.

Podéis conocer más sobre Trello en su web.

Evernote

Llevo usando Evernote desde hace ya un par de años, y he de decir que soy súper fan de esta herramienta. Se ha convertido en mi cerebro virtual, donde apunto cualquier cosa que me viene a la cabeza. Y con las posibilidades de organización que permite, a través de carpetas y etiquetas, lo encuentro todo fácilmente.

Una de las funciones que me flipan de Evernote es su capacidad para identificar texto en imágenes subidas a su sistema. Pongamos que estás en clase de inglés, y le haces una foto a la pizarra, donde el profesor ha escrito «Good morning». Si más tarde utilizas el campo de búsqueda y pones «good morning», Evernote sacará la nota en la que has insertado la foto de la pizarra. ¿No es genial? Y funciona hasta con la peor de las letras, creédme ?

También uso mucho la extensión para Chrome Evernote Web Clipper, con la que capturo el texto de los artículos que veo por Internet que me interesa leer más tarde, y lo marco como lectura pendiente. O hago capturas de pantalla de cosas que quiero enseñar a alguien, y le hago anotaciones y lo comparto con mi equipo.

Este mes de Agosto he estado formándome sobre todas las posibilidades que ofrece Evernote para ayudar a las empresas a almacenar y compartir toda la información relevante de sus negocios, y he de decir que creo que Evernote for Business es una opción muy completa para equipos que quieran organizar bien sus flujos de trabajo. En breve os contaré más sobre esto en el blog ?.

La organización es la clave

Ya sé que parto con ventaja en esto, ya que mi mentalidad cuadriculada me permite ser más organizada que el resto de los mortales ? , pero realmente creo que una buena organización es vital si quieres tener éxito en tu actividad como autónomo.

Yo aún lucho cada día por mejorar mi productividad, y cuando tenga más herramientas o trucos que enseñaros, no os preocupéis que seréis los primeros en saberlo ?

¿Tienes alguna herramienta de productividad fetiche? ¡Quiero conocerla, pónmela en los comentarios!