¿Sabías que muchos trabajadores y profesionales consideran las reuniones una pérdida de tiempo o una tontería, en lugar de algo que realmente se puede aprovechar para tratar cuestiones que deben ser tratadas?

Un estudio de Atlassian sobre reuniones de trabajo muestra que más del 90% de asistentes afirma haberse distraído durante una reunión, el 73% hace otras tareas mientras asiste a la reunión y cerca de la mitad de asistentes la considera una pérdida de tiempo. En vista a estas cifras, es necesario saber organizar y sacar el máximo provecho a las reuniones de trabajo para que se obtengan resultados de ellas en lugar de ser realmente una pérdida de tiempo. Algo similar sucede en otras reuniones que no son de empresa.

Si tienes una reunión de trabajo, con clientes, socios, proveedores o con quien sea, te recomendamos que aproveches al máximo las reuniones. En caso contrario, puedes llegar a reuniones poco productivas, mal organizadas, en que sientes que se pierde el tiempo, desmotivadoras o simplemente que no dan de sí lo que se debería.

Selecciona las personas

En primer lugar, debes seleccionar las personas que deben acudir a la reunión teniendo en cuenta quién es realmente necesario que asista y en qué momento.

Es muy importante hacer una buena selección de las personas que deben estar en esa reunión porque solo debes convocar a los que deben estar, ya que si hay más asistentes de los necesarios va a ser más complicado organizar la reunión pero esto no quiere decir que haya que excluir a nadie.

Una vez seleccionadas las personas, has de buscar el lugar de reunión y empezar a organizarlo todo para que se establezca un buen clima en ese momento.

Cuál es el objetivo de las reuniones

Descubre cuál es el objetivo de las reuniones para poder ver qué temas se deben tratar y cómo organizar la agenda del día. Recuerda que debe respetarse el orden de los temas del día.

Saber qué se quiere conseguir permite saber mejor de qué hablar, qué preguntas hacer, qué cuestiones necesitan respuesta y todo sobre lo que se va a hacer ese día, evitando hablar de temas irrelevantes, que no vienen al caso, eternizar las reuniones o no saber qué se hablará ese día. No intentes tratar temas banales o pensar en cuestiones que se podrían tratar para rellenar hueco en la reunión, solo prepara lo imprescindible.

Ten claro que la reunión es necesaria, no un capricho, por lo que saber cuál es el objetivo te permitirá determinar si esta es realmente imprescindible o se puede hacer otras cosas como enviar un simple email.

Define agenda y establece tiempos

Organiza la agenda para conocer el día y hora que se va a realizar la reunión, pero también conocer qué tiempos se van a dedicar a alguno de los temas a tratar. Todo debe estar más o menos organizado, aunque no siempre las reuniones salen como se esperaba.

Puede ser interesante que 48 horas antes recuerdes a los asistentes la reunión y los informes de los temas que se van a tratar, las personas a participar y todo cuanto consideres necesario.

Indica a los asistentes el lugar y hora de la reunión, especificando bien cuándo empieza y cuándo acaba para evitar acabar con reuniones que se eternizan. El horario debe ser uno que no afecte mucho a la productividad, por ejemplo si es reunión de trabajo se debería hacer en horas de menos trabajo como un viernes a última hora.

El día de la reunión

El espacio debe ser confortable para que los asistentes se sientan a gusto, buscando tratar todos los temas necesarios y moderando el debate siempre que sea necesario. Se deben tratar los temas del día, evitando que se traten otras cosas que no vienen al caso en ese momento.

Con todo organizado, el día de la reunión hay que dejar más paso a la improvisación, dejando que los asistentes hablen, expresen sus opiniones, pregunten lo que quieran y sean tenidos en cuenta. Todo ello bajo las pautas de un líder que debe saber organizar y aprovechar al máximo la reunión.

No solo se debe hablar, hay que saber escuchar a los asistentes, en muchos casos tienen mucho más que aportar de lo que se podría imaginar con antelación.

Es bueno escribir lo que se trata en la reunión para poder posteriormente analizarlo mejor y sacar conclusiones de ello, pero también para seguir la evolución de esto posteriormente y ver qué cambia en posteriores reuniones si las hay.

Reuniones online vs presenciales

En muchas ocasiones, las reuniones online son una buena forma de reunirse con otras personas evitando desplazamientos innecesarios o aprovechando al máximo el tiempo. En otras ocasiones, es la única forma de reunirse con otras personas cuando tienen la agenda ocupada o se encuentran a cierta distancia.

Si bien, en muchos casos las reuniones presenciales son la mejor forma de encontrarse con otras personas porque el contacto es más directo, en muchas ocasiones las reuniones online se convierten en una buena herramienta para hablar con otras personas de ciertos temas determinados si se cuenta con una buena tecnología que lo permita.

Cada cual tendrá que valorar los pros y contras de realizar una reunión presencial u online en función de lo que se quiere conseguir con ella y los diversos factores a tener en cuenta, ya que si en ocasiones se puede considerar interesante la reunión online por ahorro de costes y tiempo, en otras la reunión presencial se puede ver más interesante por los temas que se van a tratar y necesitar un contacto más directo.

Ventajas de las reuniones de trabajo efectivas

Aunque hay muchos tipos de reuniones que cuentan con muchos beneficios para los que las organizan y los que asisten, nos vamos a centrar en algunos de los principales beneficios de convocar reuniones de trabajo con cierta periodicidad.

Las reuniones de trabajo eficaces son muy interesantes porque:

  • Permiten construir un buen ambiente y clima de trabajo
  • Sirven para conseguir las metas planteadas por equipos de trabajo
  • Se obtienen ideas, propuestas, sugerencias, soluciones o críticas interesantes
  • Pueden ayudar a cambiar perspectivas
  • Garantizan un control de los proceso.
  • Son un descanso del trabajo diario en la empresa
  • Son necesarias por su naturaleza

Consideraciones finales

El 2018 se anuncia una recuperación del sector de los eventos y las reuniones, de hecho las empresas anuncian un aumento del 3,8% de los presupuestos destinados a eventos y las agencias piensan aumentar sus plantillas un 10,1% a lo largo de este año. Concretamente, Barcelona en España es uno de los 10 destinos principales para celebrar reuniones y eventos en Europa, África y Oriente Medio según datos del Cvent del 2017.

Aprovecha el 2018 para sacar el máximo provecho de todas tus reuniones organizándolas bien para optimizar el tiempo disponible teniendo en cuenta todos los aspectos fundamentales de la reunión y qué quieres conseguir con ella.

Categorías: Productividad

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