Por muy pequeñas que sean, las Pymes necesitan pensar en su productividad si quieren alcanzar sus objetivos empresariales. Para ser productivas, las Pymes deberán gestionar adecuadamente sus recursos, y aprender a planificar bien el trabajo para optimizar cada minuto de cada trabajador de la empresa.

Según el Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas, el 61% de pymes no llega a los 5 años de vida. ¿El motivo? Escasa profesionalización, falta de organización y de foco, y de planificación a largo plazo.

Sabiendo este dato, ¿todavía crees que eso de la productividad es un lujo que no te puedes permitir?

En este artículo os doy las claves de lo que, en mi opinión, todas las Pymes deben aplicar para aprender a ser más productivas.

Consejos de productividad para pymes

Todos debemos preocuparnos por la productividad, si queremos sacar todo ese trabajo adelante y además tener tiempo para nuestra familia, nuestros hobbies, etc. Ya hablé en otro artículo sobre la productividad de los autónomos, así que ahora lo llevaré a otro nivel: ¿cómo ser productivo cuando eres el directivo de una Pyme?

Pues siguiendo todos estos consejos:

Elabora un plan estratégico

Muchas pequeñas empresas pasan de planificar, y viven su día a día a salto de mata. ¡Craso error!

Todas las empresas, incluso las unipersonales, deben dedicar parte de su jornada laboral a planificar el trabajo, para así gestionar su tiempo de la mejor manera posible.

Y cuando eres empresario, no es sólo tu tiempo el que gestionas, sino también el de tus empleados. Asegúrate de que entre todos camináis hacia un objetivo común, y que tú seas el capitán de ese barco que llegue a buen puerto.

No es necesario que crees un proyecto de fin de carrera para planificar el trabajo de tu empresa. Sólo piensa en las diferentes áreas de tu empresa (producción, finanzas, comunicación, etc.) y define un objetivo para cada una de ellas. Que sea un objetivo concreto, con un horizonte temporal a medio plazo (entre 3 meses y un año), y que puedas medir de alguna forma.

A continuación, desgrana ese objetivo en tareas específicas que puedas terminar en un solo día. Una vez las tengas todas definidas, sólo te queda asignar las tareas a la persona responsable, y encajarlas en su horario.

Es muy común que las tareas rutinarias de tu empresa te absorban y te hagan olvidarte de todo lo demás, pero debes luchar por sacar un hueco para ellas, y para enseñar a tu equipo a hacer lo mismo, pues es el único modo que tenéis de incrementar vuestra productividad, y de mejorar cada día.

Organización de tareas de los miembros del equipo

Como ya he comentado, a la hora de ser productivos, las Pymes deben elaborar un plan con objetivos y tareas concretas, que deberán ser realizadas por los diferentes miembros que conforman el equipo.

Y tú, como directivo de tu Pyme, debes ser el director de orquesta de esa planificación. Esto implica:

  • Establecer un orden de jerarquía de todas las tareas,
  • Asignar a los responsables de las mismas,
  • Definir los tiempos de ejecución,
  • Y orientar sobre el método para realizar las tareas.

 

Para cumplir con todo esto deberás conocer bien a tu equipo: saber qué es lo que mejor se les da, cuánto tiempo pueden tardar en hacer sus tareas, con quién se llevan mejor y con quién regular…

Asegúrate de que dentro de tu planificación personal, dedicas parte de tu tiempo a organizar todo el sistema de trabajo de tu Pyme, y a prestar apoyo a tu equipo para la ejecución de sus tareas.

Forma a tus trabajadores

No hay nada que ayude más a tu empresa a incrementar su productividad que preocuparte por la formación e información de tus empleados. Estos deben aprender nuevas habilidades, destrezas, conocimientos y novedades en el sector.

Aunque algunas empresas puedan llegar a considerar aún a día de hoy la formación como una pérdida de tiempo, y de dinero, lo cierto es que es una inversión muy beneficiosa para la empresa que se decida a hacerlo. Hay muchas actividades formativas que pueden ayudar a tus trabajadores a rendir más en diversas áreas de su trabajo, ¡aprovéchalas!.

Mejora la comunicación interna en la empresa

Para conseguir una mayor productividad, los trabajadores han de estar correctamente informados de todo lo que ocurre en la empresa. Es la única manera de que se sientan integrados en el equipo, identifiquen los objetivos de la empresa como propios, y se sientan motivados para contribuir a alcanzarlos.

¿De qué modo puedes mantener la comunicación con tus empleados?

  1. Creando una red interna: puede ser un grupo privado de Facebook o de Whatsapp, o un canal de Slack o Yammer; hoy en día existen multitud de alternativas para crear grupos de conversación, que puedes utilizar para transmitir novedades a todos los empleados, y fomentar la conversación entre ellos.
  2. Envío de boletines de noticias: puedes crear una newsletter específica para empleados, con toda la información que necesitan saber: próximos lanzamientos de productos o servicios, eventos, ferias, incorporaciones…
  3. Estableciendo encuentros presenciales: puede que a tus empleados no les guste comunicarse a través del mundo online, por lo que siempre es bueno propiciar los encuentros en persona. Bloquea una hora en el calendario semanal para hacer una reunión de empleados, en la que cada semana un miembro del equipo cuente a qué se dedica, y a qué retos se enfrenta actualmente. También puedes organizar excursiones un par de veces al año, para conocer mejor a tus empleados en un escenario algo más lúdico.

Fomenta el trabajo en equipo

Todos sabemos que cuatro ojos ven más que dos. Y cuantas más personas colaboren en el desarrollo de una tarea, más posibilidades hay de que ésta se haga con éxito, ya que se beneficiará de diferentes puntos de vista.

Fomentar en tu empresa la cultura del trabajo en equipo te traerá muchos beneficios, aunque dependiendo de la personalidad de tus empleados, puede costar algo más implementar este sistema.

Para motivar a tus empleados a trabajar en equipo, puedes establecer sistemas de incentivos por grupo, pero cuidado: estos sistemas pueden llevar a que algunos de los miembros del equipo se “relajen” y dejen de hacer su trabajo, dejando al resto de su equipo con la responsabilidad de la tarea.

Como directivo, eres responsable de identificar y evitar este tipo de comportamientos, así como de educar a tus empleados a trabajar en equipo de una forma ética y productiva.

Saber cuándo delegar

Si aún no sabes cuándo delegar o no te atreves porque piensas que nadie lo hará igual que tú, debes saber que siempre hay un momento en que tienes que aprender a delegar en otros ciertas tareas para así poder dedicarte a las funciones que realmente te corresponden, a aquellas en las que puedes dar lo máximo de ti.

Tan solo tienes que encontrar las personas adecuadas para delegar en ellas, pero además de ello has de darles toda la información necesaria para que hagan su trabajo con eficacia. No ocultes cosas a las personas en quien delegas, y dedícales tiempo para que aprendan a hacer sus tareas del modo en que tú quieres que las hagan.

Solucionar los problemas en el equipo

Los recursos humanos son elementos clave en la productividad de cualquier negocio, por eso si algo falla en el equipo tu empresa puede verse gravemente afectada.

Un mal ambiente de trabajo, discusiones, conflictos, desmotivación, desorganización de las tareas diarias, etc. pueden afectar al rendimiento de tus empleados, y por ende al cumplimiento de los objetivos de tu negocio. Así que debes estar siempre alerta ante este tipo de situaciones, y mostrarte siempre dispuesto a solucionarlos.

Usar herramientas tecnológicas

Hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudar a mejorar la productividad de las Pymes en diferentes aspectos. Conviene contar con ellas, instruir a los trabajadores en su uso, y aprovechar al máximo los beneficios desde el mismo momento en que aparecen en el mercado.

Ejemplos de estas herramientas son todas las soluciones que están saliendo últimamente para trabajar en la nube, como Google Drive o Dropbox. Invertir un tiempo en comprender su funcionamiento y en implementarlas a nivel global en el negocio, te hará incrementar la productividad de tu empresa exponencialmente.

Motivar a los trabajadores

Para un mayor rendimiento, es necesario que los trabajadores se encuentren motivados. Para ello se requiere un buen líder, ambiente de trabajo adecuado, espacio de trabajo limpio y ordenado, un sueldo suficiente y saber en qué se puede motivar a cada uno de los empleados. Los beneficios sociales o política de retribución flexible pueden ser una ayuda, así como la flexibilidad en el trabajo, conciliación personal y laboral, o el teletrabajo.

Subcontratar

La subcontratación de funciones que no son propias de tu empresa permite que tu equipo pueda concentrarse en lo que es propio del negocio para así obtener unos mayores beneficios.

Si subcontratas algunas tareas como las finanzas, actividades comerciales y otras no características de la función principal de tu empresa no solo ahorrarás tiempo y dinero recurriendo a servicios profesionales que realizan su trabajo con eficacia sino que también dejarás más tiempo a tus trabajadores para que hagan las funciones que les son propias.

Analizar los niveles de productividad

Analizar los niveles de productividad es algo que toda empresa debe hacer cada día intentando corregir en tiempo real las desviaciones. No se puede hacer una buena gestión de algo si no se hace análisis, así que ponte a ello y establécelo como un hábito.


Si no habías pensando antes en aplicar principios de productividad en tu empresa, puede que te cueste trabajo poner en práctica todos estos consejos a la vez. Mi consejo: comienza poco a poco, y hazlo con la planificación: pasado un tiempo, evalúa el rendimiento de tu empresa, corrige desviaciones, e implementa nuevas medidas si fuera necesario.

¿Te animas a ponerte en serio a gestionar la productividad de tu empresa?

Categorías: Productividad

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